Um dos grandes problemas de muitas empresas é a elaboração do orçamento anual, o qual deve ser bem elaborado, ser fiel aos objetivos corporativos da empresa, bem como o que o mercado está sinalizando.
Dimensionar o orçamento de uma empresa sempre foi uma questão difícil, pois muitas variáveis estão envolvidas, como os gastos fixos, são aqueles as empresas tem todos os meses mesmo que não ocorra faturamento, se a empresa não vender um produto/serviço, o custo fixo estará lá. Os orçamentos são realizados em cima de dados históricos, e muitas vez estes dados não representam a realidade atual, podendo carregar neles a ineficiência do passado, logo não condizem com a estratégia da empresa.
Muitos gestores ao realizar o orçamento levam em conta somente seus projetos, não dialogam com os outros gestores/setores como se não houve restrições orçamentárias. A elaboração do orçamento deve ser realizada a quatro mãos, ou seja, compartilhada com cada setor da empresa para juntos chegarem a um orçamento coletivo, que todos os gestores estejam de acordo, porque se houver necessidade de cortes no orçamento, todos tem que dar sua cota para atingir os objetivos corporativos.
A fim de sanar o problema de custos fixos e despesas de não estarem em consenso no orçamento no gasto dos recursos o OBZ - Orçamento de Base Zero surge como uma ferramenta eficiente, tem como premissa alguns quesitos:
- Fazer a projeção do custo de cada projeto partindo da base zero;
- Evidenciar os objetivos e metas das unidades de negócio onde os recursos são consequência da estratégia planejada;
- Garantir a correta alocação dos recursos com base nos objetivos chaves do negócio;
- Aprovar o recursos necessários de acordo com os critérios pré-definidos;
- Desenvolver a sinergia entre as áreas/setores; e
- AS decisões devem ser tomadas com base nos subsídios do OBZ - Orçamento Base Zero.
O OBZ – Orçamento Base Zero deve ser construído em cima das seguintes questões:
- O que gastar?
- Quando gastar?
- Quanto gastar?
- Como gastar?
- Onde gastar?
- Porque gastar?
O OBZ tem pontos positivos e negativos:
Alguns pontos positivos:
- A alocação de recursos é baseada em necessidades e benefícios, e não em dados históricos;
- Identifica e elimina desperdícios;
- Os Gestores são motivados a encontrar alternativas criativas para a aplicação do recursos destinados aos projetos que são responsáveis, sabem que terão restrições orçamentarias.
Alguns pontos negativos:
- Consume muito mais tempo do que o orçamento tradicional, onde predomina dados históricos;
- Pode inibir novos projetos, pois a restrição orçamentaria pode interferir projetos que precisarem de mais recursos do decurso do seu andamento;
- Se a empresa é grande demais, a coleta de informações necessárias para o processo de orçamento zero pode tornar difícil a análise e a comparação de das informações pela diferença de critérios de cada área/setor.
O Orçamento base zero é ótimo para reestruturar os custos fixos da empresa, porque faz surgir o comprometimento, estimula a criatividade entre os gestores, integrando os escalões responsáveis pela gestão total da empresa.
